Tài liệu hướng dẫn sử dụng phân hệ CRM

Chức năng này giúp người dùng có thể thao tác quản lý bao gồm tạo và xử lý các cơ hội ở chu trình của cá nhân người dùng

Chọn tab Bán hàng và chọn Chu trình của tôi (Mặc định vào phân hệ CRM sẽ mở ra màn hình này)

Màn hình chính:

1. Tạo thủ công một cơ hội mới

Bước 1: Chọn Tạo để tạo nhanh một cơ hội mới

Bước 2: Nhập các thông tin của cơ hội

• Tổ chức liên hệ: Chọn các tổ chức/liên hệ đã cấu hình trong hệ thống từ trước hoặc nhập mới nếu chưa tồn tại
• Cơ hội: Bắt buộc nhập
• Email: Sẽ tự điền nếu tổ chức liên hệ đã có
• Điện thoại: Sẽ tự điền nếu tổ chức liên hệ đã có
• Doanh thu dự kiến từ cơ hội
• Số sao độ ưu tiên cho cơ hội này

Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin, chọn Thêm để hoàn tất quá trình tạo nhanh một cơ hội -> Kết thúc quá trình

Hoặc chọn Sửa để có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết về cơ hội -> Đi tiếp Bước 4

Bước 4: Nhập các thông tin chi tiết hơn về cơ hội

Một số thông tin thêm: Xác suất của doanh thu dự kiến, Nhân viên kinh doanh, Đội kinh doanh, Ngày đóng dự kiến

Tab Ghi chú nội bộ: Ghi chú cho nội bộ có thể xem được

Tab Thông tin bổ sung: Các thông tin liên hệ, Chiến dịch Marketing nếu có

Bước 5: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình 

2. Tạo các cơ hội mới bằng cách nhập file từ thiết bị

Bước 1: Chọn Yêu thích -> Nhập hồ sơ ở màn hình chính

Mở ra màn hình mới cho phép tải tệp lên (Khuyến khích tải tệp Excel vì hệ thống sẽ dễ dàng định dạng tự động):

Bước 2: Nếu là lần đầu tải lên tệp, người dùng chọn Nhập mẫu cho lead & cơ hội để tải về mẫu của tệp đã có sẵn từ hệ thống, giúp cho người dùng có thể điền đúng thông tin và hạn chế sai sót khi nhập liệu 

Nếu đã có tệp theo mẫu, chọn Tải lên tệp để tải tệp từ thiết bị lên hệ thống

Sau khi đã tải tệp lên, người dùng có thể chỉnh sửa thông tin về các trường từ tệp đã tải và các trường của hệ thống, sau đó nhấn Kiểm tra để kiểm tra các lỗi trước khi chọn Nhập để hoàn tất quá trình

Ngoài ra chọn Tải tệp nếu muốn tải lên 1 tệp khác

Chọn Hủy để hủy quá trình tạo

Kết quả sau khi đã hoàn tất quá trình:

Người dùng có thể chỉnh sửa các cơ hội sau khi đã tải từ tệp lên

3. Xử lý các cơ hội

Cơ hội khi vừa được tạo sẽ có trạng thái Mới và nằm ở cột giai đoạn Mới ở màn hình chính 

Để cập nhật trạng thái của cơ hội, có hai cách như sau:

Cách 1: Kéo thả nhanh cơ hội vào các cột giai đoạn đã cấu hình (Có thể chỉnh sửa tên của các cột giai đoạn bằng cách chọn biểu tượng  -> Sửa giai đoạn để chỉnh sửa tên giai đoạn)

Cách 2: Chọn vào một cơ hội cần cập nhật trạng thái, sau đó chọn trạng thái cho cơ hội để cập nhật giai đoạn

Ngoài ra còn có một vài chức năng khác ở màn hình chi tiết cơ hội:

1. Khi chọn Báo giá mới, sẽ mở ra màn hình tạo báo giá mới với các thông tin của Khách hàng điền trong cơ hội đã tạo

Màn hình tạo báo giá:

2. Khi chọn Thắng sẽ tự động chuyển cơ hội về trạng thái Thắng (Cơ hội đã xác nhận thành công)

3. Khi chọn Thua sẽ hiển thị hộp thoại hiển thị các lý do thua đã cấu hình từ trước ở tab Cấu hình -> Lý do thua

Có thể chọn Khôi phục để khôi phục lại cơ hội này

Chức năng này giúp người dùng có thể quản lý, thao tác với các hoạt động cá nhân liên quan đến các cơ hội đã tạo

1. Thêm hoạt động cho cơ hội 

Bước 1: Chọn biểu tượng đồng hồ xám bên cạnh độ ưu tiên của cơ hội cần hành động

Bước 2: Chọn Lên một công việc

Bước 3: Chọn Loại hoạt động đã cấu hình từ trước và điền các thông tin liên quan

Bước 4: Chọn Lịch trình để hoàn tất quá trình thêm mới hoạt động cho cơ hội 

2. Xử lí hoạt động 

Bước 1: Chọn biểu tượng đồng hồ xanh lá bên cạnh độ ưu tiên của cơ hội cần hành động

Bước 2: Chọn biểu tượng bút (1) để chỉnh sửa và xem chi tiết hoạt động hoặc chọn biểu tượng tích (2) để đánh dấu hoàn tất hoạt động

Nếu chọn (1): Mở ra cửa sổ Lịch làm việc

Người dùng có thể chỉnh sửa thông tin sau đó nhấn Lưu

Người dùng có thể chọn Đánh dấu hoàn tất để đánh dấu hoàn tất hoạt động (sẽ gợi ý hoặc tiếp tục chuyển qua hoạt động kế tiếp tùy theo cấu hình kiểu hoạt động ở tab Cấu hình -> Kiểu hoạt động)

Người dùng có thể chọn Hoàn thành & kế hoạch tiếp theo để đánh dấu hoàn tất hoạt động và thêm thủ công một hoạt động mới cho cơ hội ở ngay màn hình này

Nếu chọn (2): Mở ra cửa sổ nhỏ cho phép người dùng viết nhanh phản hồi và

Người dùng có thể chọn Hoàn thành để đánh dấu hoàn tất hoạt động (sẽ gợi ý hoặc tiếp tục chuyển qua hoạt động kế tiếp tùy theo cấu hình kiểu hoạt động ở tab Cấu hình -> Kiểu hoạt động)

Người dùng có thể chọn Hoàn thành & kế hoạch tiếp theo để đánh dấu hoàn tất hoạt động và thêm thủ công một hoạt động mới cho cơ hội ở màn hình Lịch làm việc tương tự ở (1)

3. Xem lại các hoạt động 

Bước 1: Chọn tab Bán hàng và chọn Hoạt đông của tôi

Bước 2: Xem các thông tin về hoạt động cần làm của các cơ hội, người dùng có thể thao tác với các cơ hội 

Chức năng giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý thông tin của khách hàng của mình tương tự như ở phân hệ Bán Hàng, từ đó đưa ra các chính sách bán hàng hợp lý và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh

Chọn tab Bán hàng và chọn Khách hàng

Màn hình chính:

1. Tạo mới một khách hàng

Bước 1: Kích nút Tạo để tạo một khách hàng mới, một màn hình nhập các thông tin cần thiết của khách hàng sẽ hiện lên. Người dùng cần điền tất cả các thông tin để có thể tạo một khách hàng mới.

Bước 2: Nhập các thông tin của khách hàng:

• Người dùng nhập những thông tin chung của khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại, …

Người dùng cấu hình các thông tin khác liên quan đến khánh hàng:

• Các liên lạc & Địa chỉ: Kích vào nút Thêm để mở màn hình tạo các liên hệ, địa chỉ xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng, địa chỉ khác hay địa chỉ cá nhân liên quan đến khách hàng. Một khách hàng có thể có nhiều liên hệ hay địa chỉ liên quan.

• Bán hàng và Mua hàng: chứa các thông tin liên quan đến hoạt động mua và bán liên quan đến khách hàng như nhóm khách hàng, thông tin chăm sóc khi mua hàng, thông tin điều khoản mua hàng (nếu cũng là nhà cung cấp), vị thế tài chính,…

• Lên hóa đơn: chứa các thông tin về tài khoản ngân hàng và các đầu tài khoản để hạch toán khi phát sinh các hoạt động mua bán. Để thêm thông tin tài khoản ngân hàng, người dùng kích Thêm một dòng, người dùng nhập thông tin của ngân hàng cần cấu hình.

• Ghi chú nội bộ: Các thông tin khác nếu có.

Bước 3: Người dùng kích Lưu để lưu những thông tin vừa cấu hình.

2. Tạo các khách hàng mới bằng cách nhập file từ thiết bị

Bước 1: Chọn Yêu thích -> Nhập hồ sơ ở màn hình chính

Mở ra màn hình mới cho phép tải tệp lên (Khuyến khích tải tệp Excel vì hệ thống sẽ dễ dàng định dạng tự động):

Bước 2: Nếu là lần đầu tải lên tệp, người dùng chọn Mẫu import cho khách hàng để tải về mẫu của tệp đã có sẵn từ hệ thống, giúp cho người dùng có thể điền đúng thông tin và hạn chế sai sót khi nhập liệu 

Nếu đã có tệp theo mẫu, chọn Tải lên tệp để tải tệp từ thiết bị lên hệ thống

Sau khi đã tải tệp lên, người dùng có thể chỉnh sửa thông tin về các trường từ tệp đã tải và các trường của hệ thống, sau đó nhấn Kiểm tra để kiểm tra các lỗi trước khi chọn Nhập để hoàn tất quá trình

Ngoài ra chọn Tải tệp nếu muốn tải lên 1 tệp khác

Chọn Hủy để hủy quá trình tạo

Người dùng có thể chỉnh sửa các cơ hội sau khi đã tải từ tệp lên

 3. Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Tính năng này cho phép người dùng sửa thông tin chi tiết của khách hàng đã có 

Bước 1: Chọn một khách hàng người dùng muốn sửa thông tin.

Bước 2: Chọn Sửa để thực hiện chỉnh sửa thông tin chi tiết của khách hàng.

Bước 3: Thực hiện chỉnh sửa các thông tin của khách hàng

Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất chỉnh sửa thông tin của khách hàng

Chức năng này giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về quá trình làm việc của các đội kinh doanh về doanh số, các cơ hội, đơn hàng, hóa đơn đã xuất, ... tương tự như ở phân hệ Bán hàng nhằm đánh giá hiệu suất làm việc và so sánh giữa các đội kinh doanh

 Bước 1: Chọn Bán hàng và chọn Đội

Bước 2: Xem các thông tin tổng quan về các đội kinh doanh (Cơ hội, doanh thu, hóa đơn đã xuất, số báo giá,...)

Có các hyperlink thông qua các dòng chữ xanh dương để chọn chuyển hướng đến chi tiết thông tin 

Nút Chu trình để trỏ hướng đến màn hình hiển thị tổng quan chu trình của đội kinh doanh đó

Chức năng này giúp người dùng xem được báo cáo về các hoạt động đối với cơ hội người dùng đã tạo trong một khoảng thời gian

Bước 1: Chọn tab Báo cáo và chọn Các hoạt động

Bước 2: Xem báo cáo phân tích theo các tiêu chí và khoảng thời gian người dùng chọn

Chức năng này giúp người dùng có thể xem báo cáo phân tích của các cơ hội trong chu trình theo nhiều tiêu chí

Bước 1: Chọn tab Báo cáo và chọn Chu trình

Bước 2: Chọn các tiêu chí về cơ hội để xem tổng quan báo cáo ở mục Thước đo

Ngoài ra còn có nhiều sự lựa chọn chế độ xem theo biểu đồ và thứ tự sắp xếp

Chức năng này giúp người dùng có thể sắp xếp, xem tổng quan các cơ hội vào tháng dự kiến đóng dựa trên xác suất của cơ hội đó

Bước 1: Chọn tab Báo cáo và chọn Dự báo

Màn hình chính: 

Lưu ý: Khi nhấn vào nút Tạo sẽ thao tác tạo một cơ hội mới như đã hướng dẫn ở phần Chu trình quản lý cơ hội của tôi

Bước 2: Mặc định sẽ nhóm các cột theo Tháng dự kiến, Người dùng có thể chỉnh sửa tiêu chí ở phần Nhóm theo 

Bước 3: Thực hiện kéo thả các cơ hội vào các cột dự kiến  

Chức năng này giúp người dùng có thể cấu hình sẵn các lý do thua của cơ hội đã tạo

Bước 1: Chọn tab Cấu hình và chọn Lý do thua

Màn hình chính:

Bước 2: Chọn Tạo để tạo mới một lý do

Bước 3: Điền mô tả của lý do và chọn Lưu sau khi hoàn tất 

Người dùng có thể thao tác chỉnh sửa dễ dàng sau khi chọn vào lý do cần chỉnh sửa

Chức năng này để tạo và cấu hình các thẻ (từ khóa) mới ở phân hệ CRM và các phân hệ liên quan

• Bước 1: Người dùng chọn vào Cấu hình và chọn Từ khóa

• Bước 2: Chọn Tạo để tạo một thẻ mới

• Bước 3: Nhập tên và màu sắc của thẻ

• Bước 4: Chọn Lưu để hoàn tất quá trình tạo thẻ

Người dùng có thể chỉnh sửa nhanh thông qua chọn vào Tên thẻ hoặc màu sắc để chỉnh sửa

Chức năng này giúp người dùng có thể cấu hình các kiểu hoạt động

Bước 1: Chọn tab Cấu hình và chọn Kiểu hoạt động

Màn hình chính:

Bước 2: Chọn Tạo để tạo một kiểu hoạt động mới

Bước 3: Người dùng nhập thông tin vào form:

+ Tên của kiểu hoạt động: Bắt buộc nhập

+ Các cài đặt hoạt động: Tác vụ, Người dùng mặc định, Tóm tắt mặc định

+ Các hoạt động kế tiếp: 

    - Loại xâu chuỗi: Có 2 sự lựa chọn

• Khi chọn Gợi ý hoạt động kế tiếp: Cho phép gợi ý hoạt động kế tiếp ở phần Gợi ý sau khi hoàn thành hoạt động đang cấu hình

Vd: Quy trình hoạt động cho CS đối với 1 cơ hội như sau: Email -> Gọi -> Cuộc họp lần 1 -> Tạo báo giá -> Theo dõi lần 1 -> Theo dõi lần 2 -> Cuộc họp lần 2 -> Chốt đơn hàng

Nếu đang cấu hình hoạt động Theo dõi lần 1 với Gợi ý hoạt động kế tiếp là Theo dõi lần 2, khi người CS đã hoàn thành hoạt động Theo dõi lần 1, hệ thống sẽ gợi ý tiếp hoạt động là Theo dõi lần 2, CS có thể chọn vào để tiếp tục quá trình hoặc có thể thêm một hoạt động khác khi muốn bỏ qua hoạt động gợi ý này

• Khi chọn Điều kiện cho tác vụ kế tiếp: Cho phép tự động chuyển qua hoạt động kế tiếp ở phần Khởi tạo sau khi hoàn thành hoạt động đang cấu hình

Vd: Quy trình hoạt động cho CS đối với 1 cơ hội như sau: Email -> Gọi -> Cuộc họp lần 1 -> Tạo báo giá -> Theo dõi lần 1 -> Theo dõi lần 2 -> Cuộc họp lần 2 -> Chốt đơn hàng

Nếu đang cấu hình hoạt động Theo dõi lần 1 với Điều kiện cho tác vụ kế tiếp  là Theo dõi lần 2, khi người CS đã hoàn thành hoạt động Theo dõi lần 1, hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp qua hoạt động là Theo dõi lần 2, CS không cần thao tác chọn tay vì quá trình tự động hoặc có thể thêm, chỉnh sửa một hoạt động khác khi muốn thực hiện hoạt động khác

- Mẫu email    

- Lịch trình: Nhập số ngày/tuần/tháng: Số ngày/tuần/tháng trước khi thực hiện hành động. Nó cho phép lập kế hoạch thời hạn hành động.

Bước 4: Kích Lưu để lưu lại hoạt động vừa tạo

​Người dùng có thể chỉnh sửa kiểu hoạt động bằng cách chọn hoạt động cần chỉnh sửa

Chức năng này cho phép cấu hình đội kinh doanh hiển thị ở phân hệ CRM lẫn các phân hệ liên quan 

Chọn tab Cấu hình và chọn Đội kinh doanh

1. Tạo đội kinh doanh mới

Bước 1: Chọn Tạo để mở màn hình tạo mới 1 đội kinh doanh 

Bước 2: Nhập các thông tin: 

+ Đội kinh doanh: Bắt buộc nhập

+ Tích Báo giá, Chu trình

+ Trưởng nhóm

+ Bí danh email

+ Chấp nhận email đến từ: Bắt buộc chọn

+ Mục tiêu hóa đơn

+ Thành viên

Sau khi chọn Thêm ở tab Thành viên: Chọn các nhân viên của doanh nghiệp

Bước 3: Chọn Lưu sau khi đã hoàn tất tạo mới đội kinh doanh

2. Chỉnh sửa đội kinh doanh 

Bước 1: Chọn một đội kinh doanh muốn chỉnh sửa

Bước 2: Chọn Sửa để thực hiện chỉnh sửa

Bước 3: Chỉnh sửa các thông tin và nhấn Lưu sau khi hoàn tất quá trình chỉnh sửa