Tài liệu hướng dẫn sử dụng phân hệ Bán Hàng

Báo giá là một tài liệu chứa thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ cùng với giá cả và các điều kiện mua hàng chi tiết. Báo giá thường được sử dụng trong quá trình bán hàng để cung cấp thông tin cho khách hàng về giá cả và các điều kiện mua hàng trước khi họ quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Để tạo một tài liệu báo giá, người dùng có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào tab Đơn Hàng -> chọn Báo giá.  Chọn Tạo để mở cửa sổ tạo mới một tài liệu báo giá.

Bước 2: Nhập thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng muốn báo giá và lựa chọn khách hàng gửi yêu cầu báo giá.

Khách hàng: Có thể nhập tên của khách hàng vào trường này.

Mẫu báo giá: Có thể nhập vào mẫu báo giá đã có sẵn trên hệ thống. 

Hết hạn: Chọn thời gian tài liệu báo giá hết hiệu lực.

Điều khoản thanh toán: Chọn thời hạn mà khách hàng phải thanh toán khi giao dịch dựa trên tài liệu báo giá này.

Tab Dòng đơn hàng: 

Ấn Thêm sản phẩm để chọn sản phẩm cần báo giá:

• Sản phẩm: Chọn sản phẩm cần báo giá trong cơ sở dữ liệu có sẵn.
• Miêu tả: Thông tin miêu tả sản phẩm.
• Số lượng: Số lượng sản phẩm mà bạn muốn báo giá cho khách hàng.
• Đơn giá: Đơn giá của sản phẩm có thể được thiết lập trên giao diện sản phẩm hoặc tại bảng giá. Có thể sửa lại nếu muốn.
• Thuế: Các loại thuế áp dụng cho từng sản phẩm.
• Thành tiền: Tổng giá trị trước thuế và sau chiết khấu trên từng dòng đơn bán.

Tab Sản phẩm tùy chọn: 

Bạn có thể thêm danh sách các sản phẩm muốn giới thiệu thêm cho khách hàng. Thông tin này giúp bạn tăng doanh số bán hàng từ các cơ hội đang có.

Tab Thông tin khác:

• Nhân viên bán hàng: Người phụ trách đơn bán này. Nếu trên liên hệ của khách hàng có thiết lập tài khoản của nhân viên kinh doanh phụ trách thì phần mềm sẽ tự động gán khi tạo báo giá. Trường hợp trên liên hệ không thiết lập, hệ thống sẽ lấy mặc định là người đang tạo báo giá.
• Đội kinh doanh: Là đội mà nhân viên bán hàng thuộc về. Thông tin này sử dụng để lên các báo cáo về doanh số theo nhân viên và đội bán hàng.
• Chữ ký trực tuyến: Tích để cho phép khách hàng ký qua website.
• Thanh toán trực tuyến: Tích để cho phép thanh toán trực tuyến.
• Mã tham chiếu khách hàng: Điền tham chiếu nếu muốn thêm thông tin để tìm kiếm cho khách hàng này.

• Chính sách giao hàng:

• Càng sớm càng tốt: Lựa chọn phương án này, ngày kế hoạch giao hàng sẽ được thiết lập dựa trên sản phẩm có ngày giao hàng sớm nhất. Với lựa chọn này, bạn có thể giao hàng nhiều hơn một lần.

• Khi tất cả sản phẩm sẵn sàng: Lựa chọn phương án này, có nghĩa là bạn sẽ thực hiện giao hàng một lần cho tất cả các sản phẩm khi khả dụng, hay nói cách khác, ngày kế hoạch giao hàng sẽ được thiết lập dựa trên sản phẩm có ngày giao hàng muộn nhất.

• Theo dõi:

• Chứng từ.

• Chiến dịch.

• Phương tiện.

• Nguồn.

Bước 3: Sau khi hoàn tất, nhấn nút Lưu để tạo tài liệu báo giá.

Tính năng này cho phép người dùng xem được thông tin của các báo giá và chi tiết từng báo giá cụ thể.

Sau khi điền các thông tin cần thiết trên Báo giá, người dùng có thể xem báo giá bằng cách truy cập vào tab Đơn Hàng -> chọn Báo giá -> chọn một Báo giá cụ thể mà người dùng muốn xem. Người dùng có thể thấy được các thông tin của báo giá đã được khởi tạo.

Tính năng này cho phép người dùng sửa được thông tin của các báo giá đã tạo.

Bước 1: Truy cập vào tab Đơn Hàng -> chọn Yêu cầu. Chọn một báo giá muốn chỉnh sửa.

Bước 2: Chọn Sửa để thực hiện các thao tác chỉnh sửa một số thông tin của báo giá được cho phép chỉnh sửa

Bước 3: Sau khi hoàn tất quá trình chỉnh sửa, chọn Lưu để lưu lại báo giá đã thay đổi.

Tính năng này xử lí các trạng thái của đơn báo giá sau khi được tạo

Các trạng thái:

Trạng thái khởi tạo Báo giá: Đơn báo giá sau khi tạo sẽ có trạng thái 

Trạng thái Báo giá đã được gửi: 

Bước 1: Sau khi đã tạo đơn báo giá, chọn Gửi qua Email để mở cửa sổ soạn nội dung của email để gửi cho khách hàng

Bước 2: Nhập và chỉnh sửa nội dung email cho phù hợp và nhấn Lưu sau khi hoàn tất để gửi cho khách hàng

Bước 3: Sau khi gửi email, trạng thái của yêu cầu báo giá sẽ hiển thị thành Báo giá đã gửi

Trạng thái Đơn bán hàng: Ở trạng thái này, đơn hàng (đơn báo giá đã được chuyển trạng thái) sẽ hiển thị ở màn hình Đơn bán hàng

Sau khi đã gửi đơn báo giá cho khách hàng khi khách hàng đồng ý với đơn báo giá và quyết định mua hàng, người dùng nhấn Xác nhận.

Ngoài ra còn có các sự lựa chọn Gửi qua email (nếu gặp lỗi cần gửi lại email cho khác hàng), Hủy

Trạng thái lúc này của đơn báo giá sẽ chuyển thành đơn bán hàng:

Trạng thái Hủy: Ở trạng thái này, đơn báo giá bị hủy khi khách hàng từ chối hoặc không quan tâm đến đơn báo giá mà doanh nghiệp đã gửi cho họ.

Người dùng có thể chuyển đơn đã bị hủy thành đơn báo giá bằng cách nhấn Đặt cho báo giá.

Tính năng này cho phép người dùng sửa thông tin chi tiết của khách hàng đã có 

Bước 1: Người dùng chọn tab Đơn hàng và chọn Khách hàng. Chọn một khách hàng người dùng muốn sửa thông tin.

Bước 2: Chọn Sửa để thực hiện chỉnh sửa thông tin chi tiết của khách hàng.

Bước 4: Thực hiện chỉnh sửa các thông tin của khách hàng

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất chỉnh sửa thông tin của khách hàng

Tính năng này cho phép người dùng xem thông tin chi tiết của khách hàng đã có 

Bước 1: Người dùng chọn tab Đơn hàng và chọn Khách hàng.  Chọn một khánh hàng người dùng muốn xem thông tin

Bước 2: Xem các thông tin chi tiết của khách hàng: 

•  Các cuộc họp, cơ hội, số tiền đã bán hàng, số tiền đã mua hàng, tỷ lệ đúng giờ, số tiền đã xuất hóa đơn, hóa đơn đã có với nhà cung cấp
• Các thông tin chi tiết về khách hàng

​ 

Chức năng tạo một khách hàng mới giúp người dùng có thể thêm vào một thông tin của một khách hàng mới để dễ dàng quản lý khách hàng của mình, từ đó đưa ra các chính sách bán hàng hợp lý và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh. 

Bước 1: Người dùng chọn tab Đơn hàng và chọn Khách hàng

• Người dùng có thể chọn một khách hàng bất kỳ để xem thông tin chi tiết của khách hàng đó.

Bước 2: Kích nút Tạo để tạo một khách hàng mới, một màn hình nhập các thông tin cần thiết của khách hàng sẽ hiện lên. Người dùng cần điền tất cả các thông tin để có thể tạo một khách hàng mới.

Bước 3: Nhập các thông tin của khách hàng:

• Người dùng nhập những thông tin chung của khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại, …

Người dùng cấu hình các thông tin khác liên quan đến khánh hàng:

• Các liên lạc & Địa chỉ: Kích vào nút Thêm để mở màn hình tạo các liên hệ, địa chỉ xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng, địa chỉ khác hay địa chỉ cá nhân liên quan đến khách hàng. Một khách hàng có thể có nhiều liên hệ hay địa chỉ liên quan.

• Bán hàng và Mua hàng: chứa các thông tin liên quan đến hoạt động mua và bán liên quan đến khách hàng như nhóm khách hàng, thông tin chăm sóc khi mua hàng, thông tin điều khoản mua hàng (nếu cũng là nhà cung cấp), vị thế tài chính,…

• Lên hóa đơn: chứa các thông tin về tài khoản ngân hàng và các đầu tài khoản để hạch toán khi phát sinh các hoạt động mua bán. Để thêm thông tin tài khoản ngân hàng, người dùng kích Thêm một dòng, người dùng nhập thông tin của ngân hàng cần cấu hình.

• Ghi chú nội bộ: Các thông tin khác nếu có.

Bước 4: Người dùng kích Lưu để lưu những thông tin vừa cấu hình.

Ở màn hình này sẽ hiển các đơn báo giá sau khi được xác nhận và chuyển trạng thái thành Đơn bán hàng nhằm thuận tiện cho người dùng theo dõi

Các chức năng: 

• Tạo đơn bán hàng  -> Các bước tương tự như Tạo đơn báo giá mới 

• Xem các đơn bán hàng  -> Các bước tương tự như Xem đơn báo giá

• Sửa đơn bán hàng  -> Các bước tương tự như Sửa đơn báo giá đã tạo

Chức năng này giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về quá trình làm việc của các đội kinh doanh về doanh số, các cơ hội, đơn hàng, hóa đơn đã xuất, ... 

 Bước 1: Chọn Đơn hàng và chọn Đội kinh doanh

Bước 2:  Xem các thông tin về Cơ hội, Số báo giá, Đơn hàng đề xuất bằng cách chọn vào các dòng chữ màu xanh dương để xem chi tiết

Xem biểu đồ doanh thu theo ngày 

Chọn Phân tích bán hàng để xem chi tiết biểu đồ

Chức năng này giúp người dùng có thể tạo mới một sản phẩm 

Bước 1: Chọn tab Sản phẩm và chọn Sản phẩm

Bước 2: Chọn một sản phẩm để chỉnh sửa

Bước 3: Người dùng chọn Sửa để thực hiện chỉnh sửa các thông tin của sản phẩm

Bước 4: Người dùng chọn Lưu để hoàn tất quá trình chỉnh sửa sản phẩm

Chức năng này giúp người dùng có thể tạo mới một sản phẩm 

Bước 1: Chọn tab Sản phẩm và chọn Sản phẩm

Bước 2: Chọn Tạo để mở cửa sổ mới tạo sản phẩm mới

Bước 3: Nhập các thông tin của sản phẩm 

• Tên sản phẩm
• Tùy chọn loại sản phẩm: 
• • Có thể bán được: Hộp kiểm này cho phép sản phẩm hiển thị trong Sản phẩm của phân hệ Bán Hàng. Bỏ chọn hộp sẽ xóa sản phẩm khỏi Sản phẩm của phân hệ Bán Hàng
  • Có thể mua được:  Hộp kiểm này cho phép sản phẩm hiển thị trong Sản phẩm của phân hệ Mua Hàng. Bỏ chọn hộp sẽ xóa sản phẩm khỏi Sản phẩm của phân hệ Mua Hàng
• Ảnh của sản phẩm
• Trong tab Thông tin chung, người dùng có thể:
• • Chỉ định loại sản phẩm là sản phẩm tiêu dùng, sản phẩm dịch vụ hoặc sản phẩm lưu kho.
  • • Dịch vụ: Bán dịch vụ, một sản phẩm phi vật chất được cung cấp bởi một doanh nghiệp, có thể được liệt kê trong phần này
    • Sản phẩm tiêu dùng: Hàng tiêu dùng là sản phẩm mà nhà đầu tư không cần duy trì hàng tồn kho. Điều đó có nghĩa là, các sản phẩm tiêu hao là những sản phẩm mà khách hàng có thể nhận trực tiếp từ nhà cung cấp
    • Sản phẩm lưu kho: Sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra hoặc mua từ Nhà cung cấp có tồn trữ trong kho
  • Nhóm sản phẩm có thể được chỉ định từ danh sách có sẵn hoặc người dùng có thể tạo danh mục mới bằng cách chọn menu nhóm sản phẩm
  • Chính sách hóa đơn: Hóa đơn tính theo số lượng đặt hàng hoặc số lượng giao
  • Mã nội bộ: mã sản phẩm đặt theo quy cách riêng của Công ty
  • Mã vạch theo quy định của công ty
  • Giá bán của sản phẩm có thể được ấn định cùng với các giá phụ trội được phân bổ và các khoản thuế khách hàng sẽ được cộng vào giá bán. Chi phí mua có thể được đề cập theo hóa đơn của nhà cung cấp. Việc phân bổ công ty có thể được thực hiện nếu nền tảng đang hoạt động trên cơ sở đa công ty. Đơn vị đo lường cho sản phẩm tương ứng có thể được xác định dựa trên cách nó được mô tả trong công ty và đơn vị đo lường khi mua sản phẩm

• Trong tab Thuộc tính & Biến thể, người dùng có thể:
• • Thêm thuộc tính và biến thể của sản phẩm đã cấu hình hoặc thêm mới
  • Các sản phẩm có thuộc tính & biến thể sẽ hiển thị bên Biến thể sản phẩm

• Trong tab Mua hàng, người dùng có thể:
• • Thêm các thông tin sản phẩm khi mua hàng từ nhà cung cấp 

• Trong tab Kho vận, người dùng có thể nhập các thông tin bao gồm tuyến cung ứng và các hoạt động hậu cần cần thiết cho hoạt động kiểm kê tương ứng như nhân viên chịu trách nhiệm, khối lượng của sản phẩm, thể tích cũng như thời gian giao hàng. Bên cạnh đó, tab kho vận cũng có các mô tả về phiếu nhập hàng, xuất hàng và điều chuyển hàng

Bước 4: Người dùng chọn Lưu để hoàn tất quá trình tạo sản phẩm mới

Chức năng báo cáo bán hàng, nơi tổng hợp các thông tin được ghi nhận trong ứng dụng Bán hàng. Các báo cáo tập hợp đầy đủ số liệu và công cụ phân tích cho phép người quản lý truy xuất từ thông tin tổng quan đến chi tiết, từ bao quát đến các tiêu chí cụ thể.

Để xem các báo cáo này, bạn truy cập Báo cáo -> Bán hàng

Báo cáo được thể hiện theo dạng Biểu đồ cột, đường, tròn. Người dùng cần thiết lập các thông tin Thước đo, Bộ lọc, Nhóm theo để sử dụng báo cáo.

Tùy vào nhu cầu của từng người dùng, bạn có thể mong muốn xem báo cáo theo các tiêu chí khác nhau. Để tạo ra báo cáo cho riêng mình khác báo cáo mặc định, bạn có thể sử dụng Bộ lọc.

Bộ lọc theo điều kiện tham số A "và" tham số B

Ví dụ: lọc dữ liệu "Đơn bán hàng" và "ngày đặt hàng trong tháng 3", dữ liệu báo cáo sẽ là chỉ có các đơn bán hàng và ngày đặt hàng trong tháng 3.

Bộ lọc theo điền kiện tham số A "hoặc" tham số B

Ví dụ: lọc dữ liệu theo "Đơn bán", lọc tiếp dữ liệu "Khách hàng tên Tùng" hoặc "Khách hàng tên Minh", dữ liệu cuối cùng là các đơn bán hàng của khách hàng tên Tùng hoặc Minh.

Tùy vào nhu cầu của bản thân, người dùng có thể mong muốn xem báo cáo theo các tiêu chí khác nhau. Để tạo ra báo cáo cho riêng mình khác báo cáo mặc định, bạn có thể sử dụng Thước đo, Nhóm theo.

• Thước đo: thể hiện "Tham số" và "Đơn vị tính" trên trục tung trong báo cáo bán hàng.

• Nhóm theo: nhóm các đối tượng theo tham số trong báo cáo, thể hiện ở trục hoành của báo cáo.

Chức năng này có thể cho người dùng cái nhìn tổng quan về các thông số từ các đội kinh doanh của công ty

Chọn tab Đơn hàng và chọn Đội kinh doanh

Có các thông tin trong từng đội kinh doanh:

- Tên đội kinh doanh

- Số cơ hội 

- Số cơ hội quá hạn

- Số báo giá

- Số đơn hàng để xuất hóa đơn

- Biểu đồ doanh thu theo các kỳ gần nhất

- Biểu đồ hóa đơn đã xuất

- Chọn Phân tích bán hàng -> Xem được biểu đồ báo cáo phân tích bán hàng của đội kinh doanh này

Chức năng này giúp người dùng có thể chỉnh sửa một đội kinh doanh đã có

Bước 1: Chọn Cấu hình và chọn Đội kinh doanh

Bước 2: Chọn một đội kinh doanh cần chỉnh sửa

Bước 3: Chọn Sửa để bắt đầu chỉnh sửa thông tin

Bước 4: Chọn Lưu sau khi đã hoàn tất chỉnh sửa các thông tin đội kinh doanh

Chức năng này giúp người dùng có thể tạo mới một đội kinh doanh với các cấu hình

Bước 1: Chọn Cấu hình và chọn Đội kinh doanh

Bước 2: Chọn Tạo để mở màn hình tạo mới 1 đội kinh doanh 

Bước 3: Nhập các thông tin: 

+ Đội kinh doanh: Bắt buộc nhập

+ Tích Báo giá, Chu trình

+ Trưởng nhóm

+ Bí danh email

+ Chấp nhận email đến từ: Bắt buộc chọn

+ Mục tiêu hóa đơn

+ Thành viên

Sau khi chọn Thêm ở tab Thành viên: Chọn các nhân viên của doanh nghiệp

Bước 4: Chọn Lưu sau khi đã hoàn tất tạo mới đội kinh doanh

Chức năng này giúp người dùng tạo mẫu báo giá mới có sẵn để phục vụ cho việc tạo nhanh một báo giá theo mẫu đã cấu hình

Bước 1: Chọn tab Cấu hình và chọn Mẫu báo giá

Bước 2: Chọn Tạo để tạo mới một mẫu báo giá

Bước 3: Nhập các thông tin của mẫu báo giá

Mẫu báo giá: bắt buộc nhập

Báo giá hết hạn sau X ngày

Tab Dòng: Thêm các sản phẩm đã cấu hình từ trước

Tab Sản phẩm tùy chọn: Thêm các sản phẩm tùy chọn

Tab Xác nhận: Tích chữ kí trực tuyến, Thanh toán trực tuyến, thư xác nhận

Bước 4: Nhấn Lưu sau khi hoàn tất quá trình tạo

Chức năng này để sửa các thẻ đã tạo

• Bước 1: Người dùng chọn vào Cấu hình và chọn Thẻ

• Bước 2: Chọn một thẻ để xem và chỉnh sửa

• Bước 3: Chỉnh sửa tên và màu sắc của thẻ

• Bước 4: Chọn Lưu để hoàn tất quá trình chỉnh sửa thẻ

Chức năng này để tạo và cấu hình các thẻ mới

• Bước 1: Người dùng chọn vào Cấu hình và chọn Thẻ

• Bước 2: Chọn Tạo để tạo một thẻ mới

• Bước 3: Nhập tên và màu sắc của thẻ

• Bước 4: Chọn Lưu để hoàn tất quá trình tạo thẻ

Chức năng này giúp người dùng có thể sửa các thông tin của thuộc tính sản phẩm đã cấu hình 

Bước 1: Người dùng chọn Cấu hình và chọn Thuộc tính 

Bước 2: Người dùng chọn một thuộc tính để sửa thông tin

Bước 3: Người dùng chọn Sửa để mở màn hình cho phép sửa các thông tin của thuộc tính

Bước 4: Người dùng chỉnh sửa các thông tin của thuộc tính

Tuy nhiên, Chế độ tạo biến thể không chỉnh sửa được

Bước 5: Chọn Lưu sau khi đã hoàn tất quá trình chỉnh sửa thuộc tính

Chức năng này giúp người dùng có thể xem các thuộc tính sản phẩm đã cấu hình và chi tiết từng thuộc tính

Bước 1: Người dùng chọn Cấu hình và chọn Thuộc tính 

Bước 2: Người dùng chọn một thuộc tính để xem chi tiết

Chức năng này giúp người dùng có thể tạo một cấu hình thuộc tính sản phẩm mới 

Thuộc tính (Attribute): Thể hiện một đặc tính riêng biệt mà bạn muốn phân rõ giữa các phiên bản sản phẩm. Ví dụ: màu sắc, kích cỡ, chất liệu…

Giá trị thuộc tính (Value Attribute):Tương ứng với mỗi Thuộc tính sẽ có một hay nhiều giá trị thuộc tính khác nhau. Ví dụ: thuộc tính màu sắc có các giá trị: màu vàng, màu đỏ; thuộc tính kích cỡ có: S, M, L

Bước 1: Người dùng chọn Cấu hình và chọn Thuộc tính 

Bước 2: Người dùng chọn Tạo để mở màn hình tạo một thuộc tính mới

Bước 3: Người dùng nhập các thông tin của thuộc tính

• Tên thuộc tính

• Kiểu hiển thị: là các kiểu sẽ hiển thị trong các tính huống cụ thể. Tùy vào kiểu bạn chọn sẽ cho bạn các công cụ tiếp theo để thiết lập. ví dụ bảng màu cho kiểu Màu sắc

• Chế độ tạo biến thể:

• • Ngay lập tức: Tất cả các biến thể sẽ được tạo ngay sau khi tạo các thuộc tính và giá trị thuộc tính khi nó được thêm vào sản phẩm

  • Động: Một biến thể chỉ được tạo ra khi thuộc tính và giá trị thuộc tính được thêm vào đơn bán

  • Không tạo biến thể: Biến thể sẽ không được tạo cho thuộc tính này

• Các giá trị thuộc tính

Bước 4: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình tạo thuộc tính mới