Câu chuyện từ xưởng nhựa ở Bình Dương: cuối tháng mất 5 ngày đối chiếu kho
Câu chuyện xưởng nhựa Minh Thái ở Bình Dương
Xưởng nhựa Minh Thái thành lập năm 2016, chuyên sản xuất bao bì nhựa công nghiệp. Năm 2023 khi EMSG lần đầu gặp anh Tuấn lúc đó là Giám đốc vận hành, xưởng đang có 68 nhân viên, 3 ca sản xuất và một vấn đề quen thuộc mà anh tưởng chỉ xưởng mình mới gặp.
Mỗi tháng, anh Tuấn mất 5 ngày làm việc chỉ để đối chiếu kho.
Không phải 5 ngày ngồi chơi mà là 5 ngày ngồi tra từng dòng Excel, gọi điện cho thủ kho, gọi cho kế toán, rồi ngồi đoán xem ai nhập sai ở bước nào.
Quy trình của xưởng lúc đó như thế này: thủ kho quản lý tồn kho bằng file Excel riêng. Mỗi lần nhập nguyên liệu, xuất cho sản xuất, hoặc nhập thành phẩm thủ kho tự nhập tay vào file của mình. Kế toán cũng có file riêng để theo dõi giá trị hàng tồn. Quản đốc thì ghi lệnh sản xuất trên giấy, ghi lượng vật liệu xuất theo định mức, rồi cuối ca báo lại cho thủ kho.
Ba người, ba nguồn dữ liệu. Không kết nối với nhau.
Kết quả: cuối tháng, ba file Excel cho ba con số khác nhau.
“Tháng nào cũng vậy” anh Tuấn kể “tôi ngồi đối chiếu từng dòng, tìm xem sai ở đâu. Tìm được thì còn đỡ, có tháng tìm không ra, tôi đành cho qua vì không có thời gian nữa. Ghi vào cột ghi chú: chênh lệch chưa giải thích được“
Cột “chênh lệch chưa giải thích được” đó, sau 3 năm, tích lũy thành một con số đủ để mua một chiếc xe ô tô.
Tại sao vấn đề này phổ biến hơn bạn nghĩ
Khi EMSG làm việc với hàng chục xưởng sản xuất tại Bình Dương, Đồng Nai và TP.HCM, chúng tôi nhận ra anh Tuấn không phải trường hợp ngoại lệ.
Gần như mọi xưởng sản xuất chạy bằng Excel đều có ít nhất một trong ba vấn đề sau:
Vấn đề 1: Dữ liệu nằm ở nhiều nơi, không ai “sở hữu” sự thật. Kho có số của kho, kế toán có số của kế toán, quản đốc có số trên giấy. Không ai sai nhưng cũng không ai đúng hoàn toàn.
Vấn đề 2: Quy trình phụ thuộc vào con người, không phải hệ thống. Thủ kho nhớ cập nhật thì cập nhật, bận thì để sau. Nghỉ bệnh thì để hôm sau người khác nhập thay nhưng người khác không biết nhập theo format nào.
Vấn đề 3: Không ai phát hiện sai sót cho đến khi quá muộn. Lỗi nhập liệu hôm nay sẽ nằm im trong file Excel đến cuối tháng mới bị phát hiện, lúc đó việc truy ngược lại nguồn gốc gần như không thể.
Điều đáng chú ý: 5 ngày đối chiếu kho của anh Tuấn không tính đến công sức của thủ kho và kế toán cũng phải dừng việc để hỗ trợ. Nếu tính đủ, xưởng Minh Thái đang mất gần 2 tuần nhân công mỗi tháng chỉ để làm một việc: tìm hiểu mình đang có bao nhiêu hàng trong kho.
EMSG tiếp cận vấn đề như thế nào?
Khi gặp anh Tuấn lần đầu, điều đầu tiên chúng tôi làm không phải là demo phần mềm mà ngồi nghe anh kể quy trình thực tế, không phải quy trình trên giấy tờ, mà là cách xưởng thực sự đang vận hành. Chúng tôi hỏi: ngày bình thường, từ lúc nguyên liệu vào kho đến lúc thành phẩm ra, dữ liệu đi qua bao nhiêu nhân sự và bao nhiêu file?
Câu trả lời của anh Tuấn: ít nhất 6 người, 4 file khác nhau.
Sau đó chúng tôi đo: mỗi lần nhập tay vào Excel tốn trung bình bao nhiêu phút, xảy ra bao nhiêu lần mỗi ngày. Kết quả: xưởng Minh Thái đang tốn 94 giờ nhập liệu thủ công mỗi tháng tương đương hơn 11 ngày công người chỉ để nhập dữ liệu vào Excel (dữ liệu mà tháng nào cũng sai).
Giải pháp: một nguồn dữ liệu duy nhất
Chúng tôi triển khai Odoo cho xưởng Minh Thái trong 10 tuần từ kick-off đến go-live.
Nguyên tắc cốt lõi của giải pháp rất đơn giản: tất cả dữ liệu kho phải đi qua một hệ thống duy nhất, theo thời gian thực.
Cụ thể:
- Khi nhà cung cấp giao nguyên liệu, thủ kho xác nhận nhận hàng trên Odoo từ điện thoại. Hệ thống tự động cập nhật tồn kho và thông báo cho kế toán. Không cần gọi điện, không cần nhắn tin, không cần nhập thêm lần nào.
- Khi quản đốc tạo lệnh sản xuất trên Odoo, hệ thống tự tính định mức vật liệu theo BOM đã cài sẵn và tự xuất kho số lượng tương ứng. Nếu thực tế dùng nhiều hơn định mức, quản đốc ghi chênh lệch ngay trên hệ thống có lý do, có người chịu trách nhiệm, có dấu thời gian.
Kết thúc mỗi ca, tồn kho được cập nhật tự động, không cần đợi đến cuối tháng.
Kết quả sau 3 tháng vận hành
Anh Tuấn gửi cho chúng tôi một tin nhắn Zalo vào tuần đầu tiên của tháng thứ 3 sau go-live:
“Anh ơi, tháng này em chốt kho xong trong buổi sáng. Chiều em về sớm đón con”
Các con số cụ thể sau 3 tháng:
Thời gian đối chiếu kho cuối tháng: từ 5 ngày xuống còn nửa ngày
Giờ nhập liệu thủ công mỗi tháng: từ 94 giờ xuống còn 11 giờ là giảm 88%
Chênh lệch tồn kho không giải thích được: từ trung bình 18-25 triệu/tháng xuống còn 0 đồng trong tháng thứ 3
Thời gian kế toán làm việc thêm giờ cuối tháng: từ 6-8 buổi tối xuống còn 0
Nhưng con số anh Tuấn tâm đắc nhất không phải những thứ trên mà là cái này: “Bây giờ CEO hỏi tồn kho bao nhiêu, em trả lời ngay, không cần chờ nữa”
Điều xưởng Minh Thái học được và bạn cũng có thể áp dụng ngay hôm nay
Trước khi nghĩ đến phần mềm, hãy trả lời 3 câu hỏi này về xưởng của bạn:
- Dữ liệu kho của bạn hiện đang nằm ở bao nhiêu file/ bao nhiêu người? Nếu con số lớn hơn 1 nghĩa là bạn đang có rủi ro chênh lệch.
- Mỗi tháng, tổng cộng bao nhiêu giờ nhân công dành cho việc đối chiếu và nhập liệu kho? Nhân với lương giờ trung bình đó là chi phí ẩn bạn đang trả mỗi tháng.
- Nếu ngay lúc này CEO hỏi tồn kho hạt nhựa PE còn bao nhiêu kg? Bạn trả lời được ngay không? Nếu câu trả lời là “để em hỏi thủ kho” đó là dấu hiệu cần thay đổi.
EMSG đã đồng hành cùng hơn 30 doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam trong việc triển khai Odoo. Nếu câu chuyện của xưởng Minh Thái nghe quen thuộc chúng tôi sẵn sàng ngồi nghe câu chuyện của bạn.
Đặt lịch tư vấn 1-1 https://emsg.vn hoặc nhắn trực tiếp qua Zalo/WhatsApp: 0909 68 1346
