Báo giá sai vì không biết giá thành thật, xưởng cơ khí mất hợp đồng 2 tỷ
Xưởng cơ khí Minh Thành ở Đồng Nai chuyên gia công chi tiết máy cho các công ty FDI. Năm 2022 khi EMSG bắt đầu làm việc cùng, xưởng có 45 nhân viên, 12 máy CNC và một quy trình báo giá mà anh Hùng là người sáng lập kiêm giám đốc tự nhận “báo theo kinh nghiệm”
“Kinh nghiệm” ở đây nghĩa là gì?
Anh Hùng nhìn bản vẽ kỹ thuật, ước lượng số giờ máy, ước lượng lượng vật liệu, cộng thêm một khoản “an toàn” rồi đưa ra giá. Không có bảng tính chi tiết. Không có dữ liệu thực tế từ những lần gia công tương tự trước đó.
Cách này có vẻ ổn cho đến khi không ổn nữa.
Vấn đề thứ nhất: Anh Hùng không biết mỗi máy CNC thực tế đang tiêu tốn bao nhiêu chi phí mỗi giờ vận hành, tính đủ khấu hao, điện, bảo trì và nhân công vận hành.
Vấn đề thứ hai: Anh không biết tỷ lệ hao hụt vật liệu thực tế là bao nhiêu, định mức trên bản vẽ và thực tế gia công thường chênh nhau 8–15% tùy loại vật liệu và độ phức tạp chi tiết.
Vấn đề thứ ba: Anh không có dữ liệu thời gian thực tế của từng công đoạn. Ước lượng của anh dựa trên trí nhớ, mà trí nhớ của người làm việc 12 tiếng mỗi ngày không phải lúc nào cũng chính xác.
Kết quả: một số đơn hàng xưởng lời tốt, một số hòa vốn, một số lỗ nhưng không ai biết đơn nào lỗ cho đến khi kế toán chốt sổ cuối quý.
Và khi đó thì đã quá muộn để làm gì khác ngoài việc ghi nhận khoản lỗ.
Con số khiến anh Hùng giật mình
Trong buổi phân tích đầu tiên với EMSG, chúng tôi không nói về phần mềm. Chúng tôi hỏi anh một câu: “Trong 6 tháng vừa rồi, đơn hàng nào xưởng lời nhiều nhất và đơn hàng nào lỗ nhất?”
Anh Hùng im lặng khoảng 10 giây. Rồi nói: “Tôi không biết”
Không phải anh không muốn trả lời mà là anh thực sự không có dữ liệu để trả lời.
Chúng tôi mất 3 buổi làm việc cùng kế toán để dựng lại bức tranh 6 tháng đó. Kết quả khiến anh Hùng ngồi im một lúc rất lâu: trong 23 đơn hàng hoàn thành, 7 đơn lỗ thực tế dù trên bảng báo giá tất cả đều có lợi nhuận dự kiến dương. Tổng lỗ từ 7 đơn đó: hơn 340 triệu đồng. Được bù đắp một phần bởi 16 đơn còn lại nhưng biên lợi nhuận thực tế của xưởng chỉ còn 3,2%, thay vì 12–15% như anh Hùng vẫn nghĩ.
Xưởng cơ khí Minh Thành không phải đang kinh doanh tốt, xưởng đang tồn tại nhờ may mắn.
Tại sao giá thành cơ khí khó tính hơn bạn nghĩ
Với xưởng sản xuất hàng loạt như: nhựa, may mặc, thực phẩm,… tính giá thành tương đối đơn giản hơn: BOM cố định, định mức vật liệu ổn định, thời gian gia công lặp lại.
Còn xưởng cơ khí gia công theo đơn hàng khác hoàn toàn.
Mỗi chi tiết là một bài toán riêng. Cùng một loại thép, gia công chi tiết A có thể mất 2 giờ máy, chi tiết B mất 6 giờ, vì hình dạng phức tạp hơn, dung sai chặt hơn, phải đổi dao nhiều lần hơn. Không có công thức chung.
Thêm vào đó, chi phí thực tế của một giờ máy CNC không chỉ là tiền điện mà phải tính đủ: khấu hao máy, chi phí dao cụ (dao CNC mòn rất nhanh với vật liệu cứng), nhân công vận hành, chi phí bảo trì định kỳ, chi phí chạy thử và điều chỉnh khi bắt đầu lô mới.
Ở xưởng Minh Thành, chi phí thực tế của một giờ máy CNC dao động từ 185.000 đến 340.000 đồng tùy máy và loại công việc. Anh Hùng đang tính theo một con số trung bình duy nhất: 220.000 đồng/giờ áp dụng cho tất cả.
Sai lệch đó, nhân với hàng nghìn giờ máy mỗi tháng, tạo ra khoản lỗ ẩn tích lũy theo thời gian.
Giải pháp EMSG triển khai cho Minh Thành
Chúng tôi triển khai Odoo Manufacturing và Odoo Costing cho xưởng Minh Thành trong 10 tuần.
Thay đổi cốt lõi không phải là phần mềm mà là cách dữ liệu được thu thập và sử dụng.
Bước 1: Xây dựng chi phí thực tế theo từng trung tâm chi phí
Mỗi máy CNC trở thành một work center trong Odoo, với chi phí giờ máy được tính đủ: khấu hao theo năm sử dụng còn lại, tiêu hao điện thực tế đo được, chi phí dao cụ trung bình từ dữ liệu lịch sử, và lương nhân công vận hành. Con số này được cập nhật mỗi quý.
Bước 2: Ghi nhận thời gian thực tế tại xưởng
Mỗi khi bắt đầu và kết thúc một công đoạn, công nhân bấm xác nhận trên tablet đặt tại xưởng hoặc quét mã QR trên lệnh sản xuất. Odoo ghi lại thời gian thực tế của từng bước, từng máy, từng người.
Không cần công nhân biết phần mềm phức tạp. Chỉ cần bấm “bắt đầu” và “kết thúc.”
Bước 3: So sánh thực tế với dự toán theo thời gian thực
Khi một lệnh sản xuất đang chạy, anh Hùng có thể xem ngay trên điện thoại: chi phí thực tế tích lũy đến thời điểm này là bao nhiêu, so với dự toán ban đầu là bao nhiêu, và dự báo biên lợi nhuận cuối cùng sẽ là bao nhiêu nếu tiếp tục theo tốc độ hiện tại.
Không phải chờ đến cuối tháng. Không phải chờ kế toán chốt sổ.
Bước 4: Báo giá dựa trên dữ liệu
Khi có đơn hàng mới, anh Hùng mở Odoo, tạo BOM dự kiến cho chi tiết mới, nhập thời gian gia công ước tính theo từng công đoạn, hệ thống tự tính ra giá thành dự kiến với chi phí cập nhật nhất. Anh chỉ cần quyết định muốn biên lợi nhuận bao nhiêu phần trăm.
Kết quả sau 6 tháng
Sáu tháng sau go-live, chúng tôi ngồi lại với anh Hùng để xem lại số liệu.
Biên lợi nhuận thực tế: từ 3,2% lên 9,8% không phải vì tăng giá bán, mà vì biết rõ đâu đang lỗ để dừng hoặc điều chỉnh.
Thời gian lập báo giá: từ 2-3 ngày ước lượng xuống còn 2-4 giờ với dữ liệu đầy đủ.
Đơn hàng lỗ: từ 7/23 đơn xuống còn 1/18 đơn và đơn lỗ đó anh biết trước khi nhận, nhận có chủ đích vì khách hàng chiến lược.
Điều thay đổi lớn nhất theo lời anh Hùng: “Bây giờ khi khách hỏi giá, tôi tự tin. Không phải tự tin vì tôi giỏi hơn mà vì tôi biết con số mình đưa ra là đúng”
Và hợp đồng lớn nhất xưởng ký được trong 6 tháng đó là 1,8 tỷ đồng với một công ty Đức, anh báo giá cao hơn đối thủ 8%. Vẫn thắng, vì anh có thể giải thích được từng khoản chi phí khi khách hỏi.
Sự tự tin đến từ dữ liệu. Và dữ liệu đến từ hệ thống.
Ba câu hỏi để tự kiểm tra xưởng của bạn
Nếu bạn đang điều hành xưởng cơ khí gia công, hãy trả lời thật thành thật:
- Chi phí thực tế của một giờ máy CNC tại xưởng bạn là bao nhiêu? tính đủ tất cả các khoản? Nếu câu trả lời là “khoảng…” thì đó chưa phải con số thật.
- Trong 3 tháng gần nhất, đơn hàng nào lời nhiều nhất và đơn nào lỗ nhất? Nếu phải mất nhiều hơn 10 phút để trả lời đó là dấu hiệu cần lo.
- Khi báo giá đơn hàng mới, bạn dựa vào dữ liệu thực tế hay dựa vào kinh nghiệm? Kinh nghiệm không sai nhưng kinh nghiệm cộng với dữ liệu thì tốt hơn nhiều.
EMSG đã giúp hơn 30 doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam kiểm soát giá thành thực tế bằng Odoo. Nếu câu chuyện của xưởng Minh Thành nghe quen, chúng tôi sẵn sàng phân tích miễn phí tình trạng hiện tại của xưởng bạn.
Đặt lịch tư vấn 1-1 https://emsg.vn hoặc nhắn trực tiếp qua Zalo/WhatsApp: 0909 68 1346
