Lệnh sản xuất viết tay bị thất lạc, xưởng may giao hàng trễ 3 tuần
Chị Ngọc nhận điện thoại lúc 8 giờ sáng thứ ba.
Đầu dây là anh Peter, giám đốc thu mua của đối tác Hàn Quốc. Giọng bình thản nhưng từng chữ rõ ràng:
“Chị Ngọc, hôm nay là ngày giao hàng cuối cùng theo hợp đồng. Chúng tôi chưa nhận được 2.400 cái áo polo mã KR-2031. Đây là lần thứ ba trong năm nay. Chúng tôi cần nói chuyện nghiêm túc về tương lai hợp tác.”
Chị Ngọc đặt điện thoại xuống bàn, chạy thẳng vào xưởng.
Chuyền 4, chuyền chịu trách nhiệm lô KR-2031 đang may một mã hàng khác hoàn toàn. Trưởng chuyền nhìn chị, lắc đầu: “Em không biết mã KR-2031 chị ơi. Em không có lệnh nào hết.”
Lệnh sản xuất mã KR-2031, tờ giấy A4 được viết tay, đóng dấu xưởng, giao cho trưởng chuyền 4 cách đó 3 tuần đã biến mất.
Xưởng may Thiên Phước và bài toán giấy tờ
Xưởng may Thiên Phước ở Long An có 14 chuyền may, hơn 200 công nhân, chuyên gia công hàng xuất khẩu cho các đối tác Hàn Quốc và Nhật Bản. Khi EMSG bắt đầu làm việc cùng xưởng vào giữa năm 2023, điều đầu tiên chúng tôi quan sát là cách lệnh sản xuất vận hành.
Quy trình lúc đó như thế này:
Khi có đơn hàng mới, phòng kế hoạch ngồi phân tích: mã hàng nào, số lượng bao nhiêu, giao khi nào. Rồi viết tay hoặc đánh máy lệnh sản xuất ra giấy, mỗi lệnh một tờ A4, đóng dấu xưởng, ghi rõ chuyền nào làm, deadline khi nào, yêu cầu kỹ thuật gì.
Tờ giấy đó được trao tay cho trưởng chuyền. Từ đó trở đi, nó nằm đâu đó trong xưởng, trên bàn, kẹp vào clipboard, đôi khi nhét vào túi áo trưởng chuyền cho đến khi lô hàng hoàn thành.
Xưởng có 14 chuyền. Mỗi tháng trung bình 35-40 lệnh sản xuất đang chạy song song. Nghĩa là mỗi lúc có 35-40 tờ giấy đang tồn tại ở 35-40 vị trí khác nhau trong xưởng, không có ai theo dõi tổng thể.
Chị Ngọc, giám đốc xưởng biết tổng quan tiến độ bằng cách nào?
Mỗi sáng chị đi một vòng xưởng, hỏi từng trưởng chuyền. Ghi chép vào cuốn sổ tay. Rồi về văn phòng tổng hợp lên file Excel.
Toàn bộ quy trình đó mất khoảng 90 phút mỗi buổi sáng và con số trên file Excel chỉ chính xác tại thời điểm hỏi, không phải thời điểm đọc.
Không chỉ là lệnh bị thất lạc
Sau khi tìm hiểu kỹ hơn, EMSG nhận ra lệnh sản xuất bị thất lạc chỉ là triệu chứng dễ thấy nhất. Bên dưới còn nhiều vấn đề khác âm thầm gây thiệt hại mỗi ngày.
Vấn đề 1: Không ai biết tiến độ thực tế cho đến khi quá muộn.
Trưởng chuyền báo cáo miệng mỗi sáng. Nhưng báo cáo miệng thường được tô hồng không phải vì họ cố tình nói dối, mà vì bản năng người lao động là không muốn báo tin xấu. Đến ngày thứ 12 của một lệnh 15 ngày, chị Ngọc mới biết chuyền đang trễ tiến độ, lúc đó chỉ còn 3 ngày để xử lý vấn đề của 12 ngày tích lũy.
Vấn đề 2: Phân bổ chuyền theo cảm tính, không theo năng lực thực tế.
Khi có lệnh mới, phòng kế hoạch phân công chuyền dựa trên kinh nghiệm và cảm nhận: chuyền này đang bận, chuyền kia đang rảnh. Không có dữ liệu thực tế về công suất còn lại của từng chuyền, tốc độ hoàn thành trung bình theo từng mã hàng, hay tỷ lệ lỗi của từng chuyền theo loại sản phẩm.
Kết quả: có chuyền quá tải, có chuyền chạy không đủ công suất và cả hai tình huống đều tạo ra giao hàng trễ.
Vấn đề 3: Không truy vết được khi có sự cố chất lượng.
Đối tác Hàn Quốc của chị Ngọc đôi khi phản hồi về lỗi trên sản phẩm sau khi nhận hàng vì đường may không đều, kích thước lệch, màu chỉ sai. Câu hỏi đầu tiên bao giờ cũng là: lô hàng này do chuyền nào may, ca nào, thợ máy nào phụ trách?
Không ai trả lời được nhanh hơn 2-3 ngày vì phải đi tìm lệnh sản xuất giấy từ cách đó vài tuần.
Lệnh bị thất lạc, chuyện gì thực sự đã xảy ra
Sau khi điều tra kỹ, chị Ngọc tìm ra lệnh sản xuất KR-2031.
Nó nằm trong ngăn kéo của trưởng chuyền 4, người đã nghỉ phép đột xuất vì bệnh 2 tuần trước. Người thay thế tạm thời không biết lệnh đó tồn tại. Không ai bàn giao vì không có quy trình bàn giao lệnh sản xuất khi trưởng chuyền vắng.
Một tờ giấy, một ngăn kéo, một lần vắng mặt không báo trước tạo ra khoản phạt trễ hàng 85 triệu đồng và nguy cơ mất đối tác đã hợp tác 4 năm.
“Vấn đề không phải là trưởng chuyền nghỉ bệnh,” chị Ngọc nói với chúng tôi sau đó. “Vấn đề là toàn bộ thông tin về lô hàng đó đang nằm trong đầu một người và trong một ngăn kéo. Khi người đó không có mặt, thông tin biến mất theo.”
Giải pháp: lệnh sản xuất sống trên hệ thống, không trên giấy
EMSG triển khai Odoo Manufacturing cho xưởng Thiên Phước trong 10 tuần, với trọng tâm là thiết kế lại cách lệnh sản xuất được tạo ra, theo dõi và hoàn thành.
Thay đổi thứ nhất: Lệnh sản xuất tồn tại trên hệ thống, không phải trên giấy.
Khi phòng kế hoạch tạo lệnh sản xuất trên Odoo, lệnh đó tức thì hiển thị trên màn hình tablet đặt tại mỗi chuyền không cần in, không cần chuyển tay, không thể thất lạc. Trưởng chuyền thấy đầy đủ thông tin: mã hàng, số lượng, deadline, yêu cầu kỹ thuật, vải và phụ liệu cần dùng.
Khi trưởng chuyền 4 nghỉ bệnh đột xuất, người thay thế mở tablet lên tất cả lệnh đang chạy vẫn còn đó, đầy đủ, không mất một chữ.
Thay đổi thứ hai: Tiến độ cập nhật liên tục, không phải báo cáo miệng buổi sáng.
Cuối mỗi ca, trưởng chuyền nhập số lượng hoàn thành vào Odoo, thao tác mất khoảng 2 phút trên tablet. Hệ thống tự tính: đã xong bao nhiêu phần trăm, còn lại bao nhiêu, theo tốc độ hiện tại sẽ hoàn thành đúng hạn không.
Nếu tiến độ đang chậm hơn kế hoạch, hệ thống tự động đánh dấu đỏ và gửi thông báo cho phòng kế hoạch. Không phải chờ đến buổi sáng hôm sau mới biết.
Thay đổi thứ ba: Phân bổ chuyền dựa trên dữ liệu năng lực thực tế.
Sau 3 tháng vận hành, Odoo tích lũy được dữ liệu thực tế của từng chuyền: tốc độ hoàn thành trung bình theo từng loại sản phẩm, tỷ lệ hàng lỗi, số giờ thực tế để hoàn thành 100 sản phẩm. Phòng kế hoạch dùng dữ liệu này để phân công chuyền, không còn dựa vào cảm tính nữa.
Kết quả: chuyền phù hợp làm mã hàng phù hợp, tốc độ tăng, tỷ lệ lỗi giảm.
Thay đổi thứ tư: Truy vết chất lượng trong vài giây.
Mỗi lệnh sản xuất trên Odoo ghi nhận đầy đủ: chuyền nào làm, ca nào, thời gian bắt đầu và kết thúc. Khi đối tác phản hồi về lỗi, chị Ngọc mở Odoo, tìm lô hàng, thấy ngay toàn bộ thông tin trong 30 giây, thay vì 2-3 ngày đi tìm giấy tờ.
Xử lý nỗi lo lớn nhất: công nhân có dùng được không?
Khi EMSG đề xuất giải pháp, phản ứng đầu tiên của chị Ngọc không phải về chi phí hay thời gian triển khai. Là:
“Công nhân xưởng em đa số trình độ không cao, không quen dùng máy tính. Có dùng được không?”
Câu hỏi này chúng tôi nghe ở gần như mọi xưởng sản xuất.
Câu trả lời nằm ở cách thiết kế: công nhân không cần dùng phần mềm, họ chỉ cần bấm hai nút. Trưởng chuyền dùng tablet với giao diện đơn giản nhất có thể: danh sách lệnh đang chạy, ô nhập số lượng hoàn thành, nút xác nhận. Không cần đăng nhập phức tạp, không cần nhớ mật khẩu, không cần hiểu hệ thống hoạt động như thế nào.
EMSG dành 1 buổi đào tạo trực tiếp cho 14 trưởng chuyền tại xưởng. Cuối buổi, 12/14 người tự thao tác được không cần hỗ trợ. Hai người còn lại thành thạo sau 3 ngày thực hành.
Kết quả sau 5 tháng
Năm tháng sau Go-Live, xưởng Thiên Phước gửi cho EMSG một email kèm ảnh chụp màn hình.
Đó là email từ anh Peter, giám đốc thu mua Hàn Quốc thông báo ký thêm hợp đồng mới trị giá gấp đôi năm trước, với lý do: “Tỷ lệ giao hàng đúng hạn của Thiên Phước đã đạt 97% trong 4 tháng gần đây. Chúng tôi tin tưởng mở rộng hợp tác.”
Các con số sau 5 tháng:
Tỷ lệ giao hàng đúng hạn: từ 71% lên 97%
Thời gian chị Ngọc đi kiểm tra tiến độ mỗi sáng: từ 90 phút xuống còn 10 phút chỉ để xem dashboard và xử lý các lệnh được đánh dấu đỏ
Lần giao hàng trễ do mất thông tin lệnh sản xuất: 0 trong 5 tháng liên tiếp
Thời gian truy vết lỗi chất lượng khi đối tác phản hồi: từ 2-3 ngày xuống còn dưới 5 phút
Điều chị Ngọc nói khi chúng tôi hỏi thay đổi lớn nhất:
“Trước đây em đi làm lúc nào cũng có cảm giác có việc gì đó đang bị bỏ sót mà em chưa biết. Bây giờ em mở điện thoại, nhìn dashboard xanh hết, em yên tâm đi về lo chuyện khác.”
Ba câu hỏi dành cho bạn
Nếu bạn đang điều hành xưởng sản xuất dù là may mặc, cơ khí, nhựa hay thực phẩm:
- Ngay lúc này, bạn biết chính xác mỗi lệnh sản xuất đang ở giai đoạn nào không? Không phải thông tin từ cuộc họp sáng nay, là thông tin thực tế lúc này, không cần gọi cho ai.
- Nếu trưởng chuyền quan trọng nhất của bạn nghỉ đột xuất ngày mai, người thay thế có biết đang cần làm gì không? Hay toàn bộ thông tin đang nằm trong đầu một người?
- Khi đối tác phàn nàn về chất lượng lô hàng tháng trước, bạn mất bao nhiêu thời gian để trả lời: lô đó do ai làm, ca nào, chuyền nào?
EMSG đã giúp nhiều xưởng may mặc và sản xuất tại Việt Nam số hóa quy trình lệnh sản xuất bằng Odoo, từ giấy tờ thủ công sang hệ thống theo dõi realtime. Nếu câu chuyện của chị Ngọc nghe quen thuộc, chúng tôi sẵn sàng ngồi phân tích miễn phí tình trạng hiện tại của xưởng bạn.
30 phút. Không cam kết. Không áp lực.
Đặt lịch tư vấn 1-1 https://emsg.vn hoặc nhắn trực tiếp qua Zalo/WhatsApp: 0909 68 1346
