Tài liệu hướng dẫn sử dụng phân hệ Kho vận

Chức năng này hiển thị tổng quan các hoạt động xuất nhập hàng về kho (theo các kho đã cấu hình)

Bước 1: Chọn tab Tổng quan (Mặc định vào phân hệ này sẽ mở ra màn hình này)

Bước 2: Chọn một loại hoạt động để xem chi tiết các đơn

Kết quả:

Hoặc chọn vào các mục Cần xử lý hoặc Trễ để xem riêng từng loại đơn theo từng hoạt động

Kết quả:

Chức năng này cho phép người dùng có thể chạy kế hoạch đã cấu hình từ trước thông qua vài thao tác

Bước 1: Chọn tab Hoạt động và chọn Chạy kế hoạch đã lên

Bước 2: Xác nhận hộp thoại hiển thị để hoàn tất quá trình

Chức năng này giúp người dùng lưu lại các đơn hàng của sản phẩm bị loại bỏ khỏi kho. Sản phẩm sẽ kết thúc ở một địa điểm tập kết phế liệu có thể được sử dụng cho mục đích báo cáo.

Chọn tab Hoạt động và chọn Phế liệu

1. Tạo một đơn hàng phế liệu 

Bước 1: Chọn Tạo để tạo mới một đơn hàng phế liệu

Bước 2: Nhập các thông tin vào các trường: Sản phẩm, Số lượng, Tài liệu gốc

Bước 3: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình, trạng thái củađơn hàng phế liệu sau khi tạo sẽ có trạng thái là Dự thảo

2. Chỉnh sửa và xử lý trạng thái của đơn hàng phế liệu 

Bước 1: Chọn một đơn hàng phế liệu cần chỉnh sửa hoặc cập nhật trạng thái

Bước 2: Chọn Sửa để chỉnh các thông tin hoặc cập nhật trạng thái từ Dự thảo -> Hoàn thành thông qua nút Xác nhận

Bước 3: Chỉnh sửa các thông tin 

Bước 4: Cọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình chỉnh sửa cũng như cập nhật trạng thái

Chức năng này giúp người dùng có thể cập nhật số lượng sản phẩm trong kho (kiểm kê kho)

Bước 1: Chọn tab Hoạt động và chọn Kiểm kê kho

Bước 2: Để tạo mới các thông tin của hàng hóa khi kiểm kê có 2 cách:

• Thủ công: Chọn Tạo để tạo mới 

Nhập các thông tin của các trường: Sản phẩm, Số lượng đã đếm, Ngày dự kiến, Người dùng -> Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình

• Import một file mới: Chọn Yêu thích và Nhập hồ sơ

 Sau đó ở màn hình mới, chọn Tải Tệp lên

Sau khi chọn file excel sẽ chọn các trường trong excel phù hợp với các trường trong phần Kiểm kê kho -> Chọn Nhập để hoàn tất quá trình

Chức năng này sẽ giúp người dùng tìm thấy ở đây các đề xuất bổ sung thông minh dựa trên dự báo hàng tồn kho. Chọn số lượng để mua hoặc sản xuất và khởi động đơn đặt hàng trong một cú nhấp chuột. Để tiết kiệm thời gian trong tương lai, hãy đặt các quy tắc là "tự động".

Chọn tab Hoạt động và chọn Bổ sung

Các bổ sung sẽ tạo tự động hoặc có thể tạo thủ công một bổ sung mới bằng cách:

Bước 1: Chọn Tạo để tạo mới

Bước 2: Nhập các thông tin vào các trường: Sản phẩm, Tồn hiện có, Dự báo, Tuyến ưu tiên, Nhà cung cấp, Số lượng tối thiểu, Số lượng tối đa, Để đặt

Bước 3: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình

Chức năng này giúp người dùng có thể tạo mới một sản phẩm 

Bước 1: Chọn tab Sản phẩm và chọn Sản phẩm

Bước 2: Chọn một sản phẩm để chỉnh sửa

Bước 3: Người dùng chọn Sửa để thực hiện chỉnh sửa các thông tin của sản phẩm

Bước 4: Người dùng chọn Lưu để hoàn tất quá trình chỉnh sửa sản phẩm

Chức năng này giúp người dùng có thể tạo mới một sản phẩm 

Bước 1: Chọn tab Sản phẩm và chọn Sản phẩm

Bước 2: Chọn Tạo để mở cửa sổ mới tạo sản phẩm mới

Bước 3: Nhập các thông tin của sản phẩm 

• Tên sản phẩm
• Tùy chọn loại sản phẩm: 
• • Có thể bán được: Hộp kiểm này cho phép sản phẩm hiển thị trong Sản phẩm của phân hệ Bán Hàng. Bỏ chọn hộp sẽ xóa sản phẩm khỏi Sản phẩm của phân hệ Bán Hàng
  • Có thể mua được:  Hộp kiểm này cho phép sản phẩm hiển thị trong Sản phẩm của phân hệ Mua Hàng. Bỏ chọn hộp sẽ xóa sản phẩm khỏi Sản phẩm của phân hệ Mua Hàng
• Ảnh của sản phẩm
• Trong tab Thông tin chung, người dùng có thể:
• • Chỉ định loại sản phẩm là sản phẩm tiêu dùng, sản phẩm dịch vụ hoặc sản phẩm lưu kho.
  • • Dịch vụ: Bán dịch vụ, một sản phẩm phi vật chất được cung cấp bởi một doanh nghiệp, có thể được liệt kê trong phần này
    • Sản phẩm tiêu dùng: Hàng tiêu dùng là sản phẩm mà nhà đầu tư không cần duy trì hàng tồn kho. Điều đó có nghĩa là, các sản phẩm tiêu hao là những sản phẩm mà khách hàng có thể nhận trực tiếp từ nhà cung cấp
    • Sản phẩm lưu kho: Sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra hoặc mua từ Nhà cung cấp có tồn trữ trong kho
  • Nhóm sản phẩm có thể được chỉ định từ danh sách có sẵn hoặc người dùng có thể tạo danh mục mới bằng cách chọn menu nhóm sản phẩm
  • Chính sách hóa đơn: Hóa đơn tính theo số lượng đặt hàng hoặc số lượng giao
  • Mã nội bộ: mã sản phẩm đặt theo quy cách riêng của Công ty
  • Mã vạch theo quy định của công ty
  • Giá bán của sản phẩm có thể được ấn định cùng với các giá phụ trội được phân bổ và các khoản thuế khách hàng sẽ được cộng vào giá bán. Chi phí mua có thể được đề cập theo hóa đơn của nhà cung cấp. Việc phân bổ công ty có thể được thực hiện nếu nền tảng đang hoạt động trên cơ sở đa công ty. Đơn vị đo lường cho sản phẩm tương ứng có thể được xác định dựa trên cách nó được mô tả trong công ty và đơn vị đo lường khi mua sản phẩm

• Trong tab Thuộc tính & Biến thể, người dùng có thể:
• • Thêm thuộc tính và biến thể của sản phẩm đã cấu hình hoặc thêm mới
  • Các sản phẩm có thuộc tính & biến thể sẽ hiển thị bên Biến thể sản phẩm

• Trong tab Mua hàng, người dùng có thể:
• • Thêm các thông tin sản phẩm khi mua hàng từ nhà cung cấp 

• Trong tab Kho vận, người dùng có thể nhập các thông tin bao gồm tuyến cung ứng và các hoạt động hậu cần cần thiết cho hoạt động kiểm kê tương ứng như nhân viên chịu trách nhiệm, khối lượng của sản phẩm, thể tích cũng như thời gian giao hàng. Bên cạnh đó, tab kho vận cũng có các mô tả về phiếu nhập hàng, xuất hàng và điều chuyển hàng

Bước 4: Người dùng chọn Lưu để hoàn tất quá trình tạo sản phẩm mới

Chức năng này cho phép người dùng xem được các báo cáo truy vết của các đơn sản phẩm đã hoàn thành

Chọn tab Báo cáo và chọn Truy vết

Xem được các thông tin chung của các sản phẩm , số lượng hoàn tất

Có thể chọn mũi tên đầu dòng để xem chi tiết hơn về Ngày, mã phiếu, sản phẩm, số lượng hoàn tất, trạng thái

Chức năng này giúp người dùng xem được các báo cáo về định giá tồn kho 

Bước 1: Chọn tab Báo cáo và chọn Định giá tồn kho

Bước 2: ChọnTồn kho tại ngày để xem các báo cáo theo ngày, giờ

Bước 3: Nhập ngày và giờ -> Chọn Xác nhận sau khi hoàn tất 

Chức năng này giúp người dùng có thể xem được dự báo tồn kho 

Bước 1: Chọn tab Báo cáo và chọn Dự báo tồn kho 

Bước 2: Chọn các sự lựa chọn theo tiêu chí để xem chi tiết các dự báo

Chức năng này cho phép xem tổng quan báo cáo về tồn kho, có thể tạo thủ công các sản phẩm tồn kho

Chọn tab Báo cáo và chọn Báo cáo tồn kho

1. Xem tổng quan báo cáo tồn kho

Bước 1: Chọn Tồn kho tại ngày để xem các báo cáo về tồn kho theo ngày đã chọn

Bước 2: Nhập ngày và thời gian -> Chọn Xác nhận

2. Tạo báo cáo tồn kho

Tạo báo cáo tồn kho có 2 cách:

• Cách 1: Chọn Tạo để tạo mới thủ công 1 báo cáo tồn kho

Nhập các thông tin vào các trường: Sản phẩm, Địa điểm, Số lượng thực tế  -> Chọn Lưu sau khi hoàn tất

• Cách 2: Chọn Yêu thích và chọn Nhập hồ sơ để tải lên các tệp excel 

Chọn Tải tệp lên để tải lên các tệp excel hoặc CSV

 Sau khi đã chọn các trường phù hợp với cấu hình báo cáo tồn kho từ file -> Chọn Nhập để hoàn tất quá trình

Chức năng này giúp người dùng định nghĩa một qui tắc tồn kho tối thiểu, sau đó hệ thống sẽ tự động yêu cầu báo giá hoặc xác nhận Phiếu sản xuất để cung ứng cho Kho của người dùng

Bước 1: Chọn tab Cấu hình và chọn Quy tắc tái cung ứng

Bước 2: Chọn Tạo để tạo một quy tắc mới

Bước 3: Nhập các thông tin về Sản phẩm, Số lượng tối thiểu, Số lượng tối đa, Hệ số cung ứng cho quy tắc tái cung ứng này

Bước 4: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình

Chức năng này giúp người dùng có thể cấu hình thuộc tính sản phẩm

Thuộc tính (Attribute): Thể hiện một đặc tính riêng biệt mà bạn muốn phân rõ giữa các phiên bản sản phẩm. Ví dụ: màu sắc, kích cỡ, chất liệu…

Giá trị thuộc tính (Value Attribute):Tương ứng với mỗi Thuộc tính sẽ có một hay nhiều giá trị thuộc tính khác nhau. Ví dụ: thuộc tính màu sắc có các giá trị: màu vàng, màu đỏ; thuộc tính kích cỡ có: S, M, L

Chọn tab Cấu hình và chọn Thuộc tính

1. Tạo thuộc tính mới

Bước 1: Người dùng chọn Tạo để mở màn hình tạo một thuộc tính mới

Bước 2: Người dùng nhập các thông tin của thuộc tính

• Tên thuộc tính

• Kiểu hiển thị: là các kiểu sẽ hiển thị trong các tính huống cụ thể. Tùy vào kiểu bạn chọn sẽ cho bạn các công cụ tiếp theo để thiết lập. ví dụ bảng màu cho kiểu Màu sắc

• Chế độ tạo biến thể:

• • Ngay lập tức: Tất cả các biến thể sẽ được tạo ngay sau khi tạo các thuộc tính và giá trị thuộc tính khi nó được thêm vào sản phẩm

  • Động: Một biến thể chỉ được tạo ra khi thuộc tính và giá trị thuộc tính được thêm vào đơn bán

  • Không tạo biến thể: Biến thể sẽ không được tạo cho thuộc tính này

• Các giá trị thuộc tính

Bước 3: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình tạo thuộc tính mới

2. Chỉnh sửa thuộc tính

Bước 1: Người dùng chọn một thuộc tính để sửa thông tin

Bước 2: Người dùng chọn Sửa để mở màn hình cho phép sửa các thông tin của thuộc tính

Bước 3: Người dùng chỉnh sửa các thông tin của thuộc tính

Tuy nhiên, Chế độ tạo biến thể không chỉnh sửa được

Bước 4: Chọn Lưu sau khi đã hoàn tất quá trình chỉnh sửa thuộc tính

Chức năng này giúp người dùng có thể cấu hình nhóm sản phẩm

Chọn tab Báo cáo và chọn Nhóm sản phẩm

1. Tạo nhóm sản phẩm mới 

Bước 1: Người dùng chọn Tạo để mở màn hình tạo nhóm sản phẩm

Bước 2: Người dùng nhập các thông tin của nhóm sản phẩm mới

Danh mục: đặt tên dễ hiểu và dễ phân biệt cho người dùng

Danh mục cha: Nếu nhóm này được đặt là nhóm con của một nhóm khác

Phương pháp giá vốn: tất cả các sản phẩm của nhóm được lấy theo phương pháp giá vốn này
    Giá tiêu chuẩn: khi chọn phương pháp này, tất cả các hàng hóa trong kho sẽ được ghi nhận theo giá vốn được đặt thủ công trên form sản phẩm
    Giá nhập trước xuất trước (FIFO): được tính trên giá thực tế của hàng hóa với từng kho và có thể được thay đổi nếu phát sinh thêm các chi phí vận chuyển giao nhận hàng hóa trong quá trình lưu chuyển hàng hóa nếu chúng ta phân bổ thêm chi phí này vào giá vốn sản phẩm.
    Giá trung bình: được tính bằng tổng giá trị nhập kho chia cho số lượng hàng hóa trong kho

Định giá tồn kho:
    Thủ công: không phát sinh các bút toán kho nếu bạn tạo các hoạt động xuất nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa, lúc này người dùng xử lý thủ công các bút toán kho bên kế toán theo cách truyền thống vẫn dùng
    Tự động: Các phát sinh các bút toán kho nếu bạn tạo các hoạt động xuất nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa. Lúc này kế toán sẽ không phải nhập dữ liệu mà sẽ được chuyển tự động từ bên kho sang phân hệ kế toán để kế toán viên kiểm soát.

Cách thức xuất nhập hàng hóa: bao gồm FIFO, LIFO, Closest Location

Bước 3: Chọn Lưu để hoàn tất quá trình tạo nhóm sản phẩm mới

2. Chỉnh sửa nhóm sản phẩm 

Bước 1: Người dùng chọn một nhóm sản phẩm để chỉnh sửa

Bước 2: Người dùng chọn Sửa để chỉnh sửa thông tin nhóm sản phẩm

Bước 3: Người dùng chọn Lưu để hoàn tất quá trình chỉnh sửa thông tin nhóm sản phẩm

Chức năng này cho phép người dùng cấu hình các kiểu hoạt động giao nhận của kho

Chọn tab Cấu hình và chọn Kiểu giao nhận

1. Tạo một kiểu giao nhận mới

Bước 1: Chọn Tạo để tạo mới một kiểu giao nhận

Bước 2: Nhập các thông tin tên của Kiểu hoạt động, Mã, Chọn phương thức mà sản phẩm được giao nhận trong hệ thống, Loại hoạt động, Hiển thị chi tiết hoạt động hay không

Bước 3: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình

2. Chỉnh sửa kiểu giao nhận

Bước 1: Chọn một kiểu giao nhận cần chỉnh sửa

Bước 2: Chọn Sửa để thực hiện chỉnh sửa các kiểu hoạt động

Bước 3: Chỉnh sửa các thông tin và chọn Lưu sau khi hoàn tất