Tài liệu hướng dẫn sử dụng module Hoa hồng (Commission)

Chức năng này giúp người dùng có thể cấu hình các loại hoa hồng 

Bước 1: Chọn Configuration và chọn Commission type

Bước 2: Chọn Tạo để tạo mới một loại hoa hồng

Bước 3: Nhập các thông tin về loại hoa hồng:

- Name: Tên của loại hoa hồng

- Active: Trạng thái của loại hoa hồng, khi tích chọn loại hoa hồng này có thể sử dụng được và ngược lại

- Type: Có 2 loại là Fixed Percentage và By Section

+ Khi chọn Fixed Percentage -> Cho phép người dùng nhập đúng số phần trăm hoa hồng cần cấu hình ở phần Rate definition

+ Khi chọn By Section -> Cho phép người dùng nhập số phần trăm hoa hồng theo từng khoảng tiền nhất định ở phần Rate definition

- Settlement Type: Loại quyết toán cho loại hoa hồng này là dạng Manual (Thủ công) hay Sales Invoices (Hóa đơn)

- Base: Tính hoa hồng dựa trên 2 loại là Gross Amount (Tổng tiền của đơn hàng chưa trừ các khoản phí) và Net Amount (Tổng tiền của đơn hàng khi đã trừ các khoản phí)

- Invoice status: Trạng thái hóa đơn để nhận được tiền hoa hồng đang cấu hình, có 2 sự lựa chọn Invoice Bases (Hóa đơn được xuất sẽ nhận được hoa hồng) và Payment Bases (Hóa đơn đã được thanh toán mới nhận được hoa hồng)

Bước 4: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình tạo mới loại hoa hồng

Có thể chỉnh sửa loại hoa hồng bằng cách chọn vào loại hoa hồng cần chỉnh sửa -> Chọn Sửa để bắt đầu thực hiện chỉnh sửa thông tin và Lưu sau khi hoàn tất

Hiển thị hoa hồng nhận được theo đơn hàng được tạo từ báo giá ở phân hệ Bán hàng, chỉ định được Agent được hưởng hoa hồng,...

Bước 1: Khi vừa tạo xong một mẫu báo giá có kèm sản phẩm, trường Commission hiện tại sẽ không có thông tin agent 

Bước 2: Sau khi lưu lại báo giá, người dùng có thể chọn vào biểu tượng bên cạnh trường Thành tiền để chỉ định agents cho đơn hàng

Chọn Agent và Commission, hệ thống sẽ hiển thị số tiền hoa hồng tương ứng

Hiển thị hoa hồng ở màn hình chi tiết báo giá/đơn hàng

Chức năng này giúp người dùng có thể quản lý quyết toán hoa hồng nhận được theo hóa đơn

Bước 1: Chọn tab Settlements và chọn Settlements 

Bước 2: Chọn Tạo để tạo thủ công một hóa đơn quyết toán

Bước 3: Nhập các thông tin của quyết toán:

- Agent: Chọn Agent cần quyết toán

- From ... To: Khoảng thời gian quyết toán

- Commission line:

+ Date: Nhập ngày nhận hoa hồng

+ Commission: Chọn loại hoa hồng

+ Settle Amount: Nhập số tiền cần quyết toán

Bước 4: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình tạo quyết toán thủ công

Hoặc có thể quyết toán tự động bằng cách sau

Bước 1: Chọn tab Settlements và chọn Settle commissions

Bước 2: Nhập các thông tin để quyết toán tự động

- Up to: Ngày cần quyết toán

- Settlement type: Loại quyết toán hiện tại có Sale Invoices 

- Agents: Để trống để có thể tạo hóa đơn quyết toán hàng loạt cho tất cả Agents hoặc có thể thêm các thông tin của một hoặc nhiều Agents cụ thể 

Bước 3: Chọn Make settlements để hoàn tất quá trình tạo quyết toán

Chức năng này giúp người dùng có thể quản lý các Agents nhận hoa hồng

Chọn Agents (Mặc định vào Commissions sẽ hiển thị màn hình này)

1. Thêm một Agents chưa có sẵn

Bước 1: Chọn tạo để bắt đầu tạo mới Agent

Bước 2: Nhập các thông tin tương tự như tạo một liên hệ mới

Đặc biệt hệ thống sẽ tự tích vào phần Agent, đồng thời hiển thị thêm tab Agent Information để nhập vào các thông tin về hoa hồng cho Agent này

- Type: Có 2 loại nhận hoa hồng External agent (Agent bên ngoài, đối tác) và Salesman (Nhân viên trong công ty, khi chọn sẽ có tích Nhân viên để kết nối với phân hệ HR) 

- Commision: Chọn các loại hoa hồng đã cấu hình từ trước ở tab Configurate

- Settlement period: Có các sự lựa chọn kỳ quyết toán theo Bi-weekly (Nửa tháng), Monthly (hằng tháng), Quartely (Hằng quý), Semi-annual (Nửa năm), Annual (Hằng năm)

Bước 3: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình tạo agent

Agent sau khi tạo sẽ hiển thị ở màn hình chính của Agents

2. Thêm một Agents đã có sẵn

Bước 1: Chọn Liên hệ ở sub menu để truy cập vào các liên hệ đã lưu

Bước 2: Chọn một liên hệ để chỉ định là Agent

Bước 3: Chọn Sửa để bắt đầu chỉnh sửa

Bước 4: Tích vào Agent và thực hiện nhập thông tin ở tab Agent Information 

Bước 5: Chọn Lưu sau khi hoàn tất quá trình

Các Liên hệ sau khi chuyển thành Agent sẽ hiển thị ở phân hệ Commissions