Triển khai một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một quá trình phức tạp và quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng dự án triển khai ERP diễn ra một cách hiệu quả và thành công, có 6 quy tắc cơ bản mà các Doanh nghiệp cần tuân theo:
1. Xác định rõ mục tiêu trước khi thực hiện:
Trước khi bắt đầu dự án, quan trọng nhất là xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được thông qua việc triển khai hệ thống ERP. Có thể là tối ưu hóa quy trình, giảm thời gian làm việc, tăng hiệu quả làm việc, giảm lãng phí, tăng biên lợi nhuận hoặc cải thiện tương tác giữa các phòng ban,...hoặc các mục tiêu khác. Mục tiêu cụ thể sẽ giúp định hình chiến lược triển khai.
2. Nắm rõ to-do-list và kết quả từng giai đoạn:
Xây dựng một danh sách công việc cần thực hiện và kế hoạch giai đoạn để đảm bảo tiến độ triển khai được tuân thủ. Minh bạch về thông tin đầu vào và kết quả đầu ra sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của từng giai đoạn.
3. Chuẩn hóa quy trình làm việc:
Trước khi áp dụng công nghệ, đảm bảo rằng quy trình làm việc trong tổ chức đã được chuẩn hóa. Con người cần có đủ kỹ năng để thích nghi với hệ thống mới. Việc chuẩn bị quy trình và đội ngũ sẽ giúp dự án triển khai diễn ra một cách suôn sẻ hơn.
4. Đảm bảo năng lực của "key person":
Yếu tố quan trọng để dự án có thể thành công phụ thuộc rất lớn vào những thành viên này. Vì họ là người hiểu biết sâu sắc về tổ chức để truyền đạt thông tin đến đội ngũ triển khai. Mặt khác, họ còn đảm nhiệm vai trò là nguồn lực đào tạo chính cho người dùng cuối.
5. Đo lường hiệu quả sau mỗi giai đoạn:
Thiết lập bộ tiêu chí, kết quả cần đạt sau mỗi giai đoạn để theo dõi tiến độ dự án và phát hiện vấn đề kịp thời, sớm điều chỉnh để đảm bảo sự thành công của dự án ERP.
6. Đào tạo tất cả người dùng:
Người dùng cuối là bộ phận người dùng lớn nhất trong doanh nghiệp, cũng là nơi phát huy tính hiệu quả của hệ thống ERP.
Có thể thấy việc triển khai thành công một hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là việc tích hợp công nghệ vào tổ chức mà còn là việc thay đổi và cải thiện quy trình làm việc. Điều quan trọng là hiểu rõ mục tiêu của dự án, xây dựng kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ một cách chặt chẽ. Đồng thời, việc đảm bảo những "người chủ chốt" có đủ kiến thức và sự cam kết sẽ đảm bảo sự thành công của dự án.
Mỗi giai đoạn trong quá trình triển khai cần được đo lường và đánh giá để điều chỉnh và hoàn thiện. Hơn nữa, việc đào tạo tất cả người dùng cuối cùng là yếu tố không thể thiếu, vì họ sẽ là người thực sự tương tác với hệ thống hàng ngày.
Vậy, triển khai ERP không chỉ là việc cài đặt công nghệ mới mà còn là một quá trình tối ưu hóa toàn diện cho doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc và quy tắc nêu trên, bạn sẽ xây dựng nền tảng vững chắc để dự án triển khai ERP không chỉ đạt được mục tiêu mà còn mang lại những lợi ích lâu dài cho tổ chức của bạn.